最近正好处理了家人办理日本签证换护照（永住者）的问题，将过程总结如下： 首先要写明原因（必须真实有效且不能是敏感词）----如“签证过期”、“回户籍所在地更换身份证”等；然后准备好以下材料： ①旧护照（重要事项：如果旧护照有出入境记录，并且是本人最终取得签证记录的护照，则需要提供所有新旧护照；如果是他人代替领取的，仅需要提供取行李凭证即可）；②照片（最好带数码回执的那种）③户口本复印件（全体家庭成员的户籍本都要复印，尤其是首页和有自己姓名的那页）④身份证复印件⑤在留资格认定书⑥日本入境管理许可文件⑦居留资格或者永久居住资格的证明⑧签证更新证明的原件和复印件（如果申请人在日本大使馆或领事馆有留存过该材料的复印件则无需再提供原件）⑨新版身份证正反面复印件
以上材料除身份证、户口簿外都是要公证处公证的，公证处会根据你提供的材料出一份公证书。由于各个省的公证处要求可能不一样，建议你提前电话咨询一下。
逄柏蓓优质答主在日本更换护照（日本人出国管理ルール）所需要的基础材料如下：
1. 填写完整的护照申请书（パスポート発行シナリオ）：请按照模板正确填写，内容要清楚易读。
2. 当前护照（おあるいは临时证明书）及复印件：必须是原件，如果可能，还要提供已经用的护照的封面和最后几页的复印件。
3. 有效身份确认材料（身はもの确认材料）：可以是国民健康保险证（国民健康保险证），选民票（选民票），驱动权获得证明（運転免許得到証明），居住费等费用支付通知书（居住费などの費用支払証明）等。
4. 挂号手续费付款证实（コンビなおり証明）：在邮局或者银行付款后，会给出一个确认单，以此证明款项已经缴纳。
5. 照片：按照要求拍摄的一张近期的证件照，规格一般为44mm x 33mm， 白色背景，抬起下巴，微笑，听准，头发不遮眼。
6. 儿童需准备出生证明或者家长身份确认材料。
注意事项：以上所提及的全部材料必须是真实的，且必须是原件，如有必要，相关部门会对材料进行核对。由于更换护照的过程涉及个人隐私和法务，涉及一系列严密的程序，请确保提供的所有信息准确无误。不同地区或机构的具体要求可能会略有不同，建议提前做好咨询和准备。
